Im Zusammenhang mit unserer Benachrichtigung über noch nicht eingeschickte Filme sind einige Fragen häufiger gestellt worden. Die Antworten haben wir hier zum Nachlesen zusammengestellt.

Strahlenschutz- und Röntgenverordnung sehen für Tätigkeiten im Kontrollbereich das monatliche Wechseln und Auswerten des amtlichen Dosimeters vor. Die Messstelle ist verpflichtet über festgestellte Abweichungen oder erhöhte Dosiswerte Mitteilungen an die jeweils zuständige Aufsichtsbehörde zu senden (z.B. Unauswertbarkeit des Dosimeters, Ganzkörperdosiswerte ab 2,0 mSv, etc.). 

Die Rücksendung von Filmen wurde bislang nicht systematisch erfasst. Seit Anfang 2009 wird dies regelmäßig überprüft. Es wird eine schriftliche Erinnerung versandt, wenn ein Film, der einer Person zugeordnet ist, nach sechs Monaten noch nicht zur Auswertung eingetroffen ist. Zu diesem Zeitpunkt kann der Film messtechnisch noch ausgewertet werden.

Das Ziel ist ein möglichst lückenloses Dosisregister für jede überwachte Person und damit auch eine hohe Rechtssicherheit sowohl für den Strahlenschutzverantwortlichen als auch für die beruflich strahlenexponierten Personen.

Die meisten Dosimeter erhalten wir sofort nach Ende des Tragezeitraums zurück. Insbesondere in größeren Organisationen ist es nicht immer möglich alle Dosisfilme bereits am Monatsende zusammen zu bekommen. Daher sind wir darauf eingestellt, die Dosimeter auch noch zu späteren Terminen auswerten zu können. Wir erinnern nach sechs Monaten an die fehlenden Filme, weil nach dieser Zeit die Messgenauigkeit so weit abgenommen hat, dass wir die geforderte Nachweisgrenze von 0,1 mSv nicht mehr sicher einhalten können.

Einen ersten Hinweis auf eventuell vergessene Filme bekommen Sie durch Ihre Ergebnisbögen. Wenn nur einzelne Filme in einer sonst rechtzeitigen Sendung fehlen, so wird auf dem Ergebnisbogen die Bemerkung "fehlt" ausgedruckt, wenn bestimmte Filme nicht eingetroffen sind.

Eine weitere Kontrollmöglichkeit haben Sie, indem Sie die Vollständigkeit Ihrer Ergebnisberichte regelmäßig überprüfen. Fehlt dort ein ganzer Bericht, sollten Sie sich unbedingt mit uns in Verbindung setzen, damit wir überprüfen, ob die Filme bei der Messstelle eingetroffen sind.

Ihre Mitteilung über den Verlust eines Filmes wird bei uns vermerkt.Dies bedeutet aber auch, dass für die mit diesem Film überwachte Person kein amtlicher Dosiswert für den betreffenden Tragezeitraum ermittelt werden kann. Die Messstelle hat leider keine Möglichkeit diesen Umstand zu ändern. Wir müssen den Film weiterhin als „fehlend“ einstufen. War die betroffene Person im Tragezeitraum des Films nicht im Kontrollbereich tätig, kann die Personenzuordnung aufgehoben werden (s. nächste Frage). Andernfalls gibt es nur zwei Möglichkeiten diesen Status zu ändern:

1. Der Film wird noch rechtzeitig wieder aufgefunden und uns zur Auswertung eingesandt. Dann kann er noch ausgewertet werden und der Dosiswert für den Filmträger wird nachgereicht.

2. Sie beantragen bei Ihrer zuständigen Aufsichtsbehörde die Festlegung einer Ersatzdosis. Dies ist dann erforderlich, wenn der Film auf Dauer unauffindbar bleibt. Die fehlende Dosis wird durch diesen behördlich festgesetzten Wert ausgeglichen. Die Behörde teilt dann auch uns die Ersatzdosis mit und wir übermitteln diese an das Strahlenschutzregister. Die Festlegung einer Ersatzdosis durch die Aufsichtsbehörde ist in der Regel kostenpflichtig.

Wenn ein Film nicht für die amtliche Dosimetrie benötigt wurde, weil keine überwachungspflichtige Tätigkeit stattgefunden hat (z.B. wegen Abwesenheit, seltenen Anwendungen etc.), gibt es verschiedene Möglichkeiten die Personendosimetrie korrekt durchzuführen:

1. Der Film kann trotzdem eingeschickt werden. Die dem Film zugeordnete Person erhält dann ein lückenloses Dosisregister. Als Messwert wird 0,0 mSv erwartet. Dieses Vorgehen empfehlen wir grundsätzlich, wenn die Nichtnutzung des Films auf wenige Monate beschränkt ist.

2. Wenn Sie uns (schriftlich) mitteilen, dass die überwachte Person im betreffenden Tragezeitraum keine überwachungspflichtige Tätigkeit durchgeführt hat, können wir die Personenzuweisung aufheben. In diesem Fall erscheint im Dosisregister für diesen Monat kein Wert.

3. Für Personen, die nur selten überwachungspflichtige Tätigkeiten ausüben, haben Sie die Möglichkeit, den Film nur bei Bedarf anzufordern - falls Sie frühzeitig über den Einsatz informiert sind. Haben in Ihrem Bereich mehrere Personen nur selten Umgang mit Strahlung, so können Sie eine gewisse Anzahl von Filmen ohne Namenszuordnung beziehen und uns die jeweils aktuelle Zuteilung der Filme mitteilen. Wir beraten Sie gern über die für Sie günstigste Organisation der Filmdosimetrie (Tel. 0231 / 4502 - 518).

War das Beschäftigungsverhältnis auch schon in dem angegebenen Tragezeitraum beendet, so bitten wir um eine kurze schriftliche Mitteilung darüber. Die Zuordnung der Filmnummer zu der betroffenen Person kann dann aufgehoben werden.

Falls die überwachte Person im Tragezeitraum noch in Ihrem Betrieb beschäftigt war und auch überwachungspflichtige Tätigkeiten ausgeübt hat, dann fehlt mit dem Film auch die Dosisinformation und es sollte im Interesse Ihres Betriebes und des ehmaligen Beschäftigten versucht werden den Film noch aufzufinden. Wenn dies nicht mehr möglich sein sollte bleibt schließlich die Kontaktaufnahme mit der zuständigen Aufsichtsbehörde, die dann eine (in der Regel kostenpflichtige) Ersatzdosis festlegen kann.

Dies betrifft im Wesentlichen Filme, des Tragezeitraums Juni 2008, die im Januar 2009 ausgewertet wurden, dabei kam es zu einer Fehlinformation bei der Datenbankabfrage. Wir bitten dies zu entschuldigen; bitte betrachten Sie in diesem Fall unser Schreiben als gegenstandslos. Künftige Abfragen werden die bereits ausgewerteten Filme präziser berücksichtigen.

Es ist jedoch nicht völlig auszuschließen, dass auch künftig zeitliche Überschneidungen zwischen der Ermittlung fehlender Filme und der Auswertung bereits eingesandter Filme auftreten können. Sobald Ihnen ein Ergebnis für eine bestimmte Filmnummer vorliegt, können Sie davon ausgehen, dass es keinen Handlungsbedarf mehr gibt.

Selbstverständlich ist es wünschenswert, wenn alle Filme möglichst zeitnah nach dem Tragezeitraum eingeschickt werden. Dies ist jedoch aus verschiedenen Gründen nicht immer möglich. Im Folgenden geben wir Ihnen verschiedene Hinweise, was Sie unternehmen können um dem dauerhaften Verlust von Filmen vorzubeugen.

Zügiger Rückversand
Warten Sie nicht zu lange mit der Rücksendung Ihrer Filme. Auch wenn einzelne Filme noch fehlen sollte der Versand in der ersten Monatshälfte nach Tragezeitraum-Ende erfolgen. Die dann noch ausstehenden Filme werden durch uns in der Ergebnismitteilung mit "Fehlt" gekennzeichnet. Das können Sie nutzen, um den noch ausstehenden Filmen nachzugehen.

Nicht benutzte Filme
Wurde ein Film nicht genutzt (z.B. wegen längerer Abwesenheit der überwachten Person oder weil keine überwachungspflichtige Tätigkeit ausgeführt wurde), sollten Sie den Film trotzdem zur Auswertung einschicken. Es entstehen dadurch keine zusätzlichen Auswertekosten, diese sind bereits mit der Auslieferung des Films bezahlt worden. Als Messwert wird dann 0,0 mSv erwartet und dieser Wert wird das Dosisregister der Person vervollständigen.
Sie können uns aber auch mitteilen (schriftlich), dass die Person nicht überwachungspflichtig tätig war. Dann können wir die Zuordnung zur Filmnummer aufheben und die fehlende Auswertung wird keine weiteren Konsequenzen haben.

Verlust auf dem Versandweg
Gelegentlich gehen auch Filme beim Postversand verloren. Falls ganze Sendungen nicht ankommen können Sie das am Ausbleiben des Ergebnisberichtes feststellen. Für diesen Fall gibt es leider keine Handlungsmöglichkeiten, da die benutzten Filme als Träger der Dosisinformation nicht ersetzbar sind. Ein gewisser vorbeugender Schutz könnte der Versand per Einschreiben sein.
Oft erreichen uns Sendungen jedoch beschädigt und damit häufig auch unvollständig. Zwar werden uns häufig Einzelfilme durch die Post zugestellt, aber nicht alle auf dem Transport verlorenen Filme werden wiedergefunden. Wichtige Vorbeugemaßnahme ist hier eine stabile Versandverpackung. Einfache Papierbriefumschläge sind ungeeignet für den Fimtransport, da diese leicht durch Sortieranlagen aufgeschlitzt werden können. Unsere Kunststoffversandtasche ist grundsätzlich auch für den Rückversand vorgesehen. Die Rückseite der Adresskarte ist bereits mit unserer Anschrift versehen. Bitte achten Sie darauf, die Sendung gut zu verschließen (Klebeband) und außen auf dem weißen Kunststoff ausreichend zu frankieren.

Seltener Bedarf
Für Personen, die nur selten überwachungspflichtige Tätigkeiten ausüben, haben Sie die Möglichkeit, den Film nur bei Bedarf anzufordern - falls Sie frühzeitig über den Einsatz informiert sind. Haben in Ihrem Bereich mehrere Personen nur selten Umgang mit Strahlung, so können Sie eine gewisse Anzahl von Filmen ohne Namenszuordnung beziehen und uns die jeweils aktuelle Zuteilung der Filme mitteilen. Wir beraten Sie gern über die für Sie günstigste Organisation der Filmdosimetrie (Tel. 0231 / 4502 - 518).

© MPA NRW, 04.03.2009